Апостиль: що це таке і коли він потрібен для українських документів

Якщо ви іноземец, який живе чи планує жити в Словаччині, вам може знадобитися офіційне підтвердження ваших українських документів для використання на словацькій території. Одним із найважливіших інструментів у цьому процесі є апостиль — спеціальний штамп, який визнає дійсність документа за кордоном без додаткової легалізації. У цій статті ми розповімо, що таке апостиль, у яких випадках він потрібен українцям у Словаччині, та як правильно його оформити.

Що таке апостиль і коли він потрібен

Апостиль — це спеціальний штамп, передбачений Гаазькою конвенцією від 5 жовтня 1961 року, який підтверджує дійсність офіційного документа для подальшого використання за кордоном без потреби в консульській легалізації.  

Коли потрібен апостиль:

• коли український документ треба пред’явити словацькому урядові чи адміністративному органу (наприклад, для дозволу на проживання, працевлаштування, навчання, вступу до університету, реєстрації шлюбу тощо);

• коли словацький документ потрібно показати українським чи іноземним органам, які потребують офіційного підтвердження;

• коли документ видається в одній країні, а використовується в іншій — за правилами Гаазької конвенції.

Апостиль ставиться

В Україні порядок проставлення апостиля затверджено спільним наказом №125/209/293/139/999/5 від 17.03.2023 (зі змінами від 06.05.2025).

Апостиль ставиться на офіційні документи, видані в Україні, які потребують засвідчення справжності підпису, повноважень посадової особи та, за потреби, печатки/штампа. До таких документів належать:

1. Судові документи, що походять від судів України.

2. Документи органів юстиції та державних архівів.

3. Документи освітніх установ:

   • Документи, видані МОН, його територіальними органами, іншими центральними органами виконавчої влади у сфері освіти та науки;

   • Документи навчальних закладів, установ, що надають освітні послуги.

4. Документи, оформлені нотаріусами (державними і приватними), зокрема:

   • Нотаріально завірені підписи;

   • Засвідчення вірності копій;

   • Свідоцтва про дату пред’явлення документа;

   • Свідчення фактів.

5. Документи МВС України та його територіальних органів, включаючи:

   • Сервісні центри МВС;

   • Акредитовані центри сертифікації ключів.

6. Документи Державної міграційної служби (громадянство, біженство, міграційні процеси).

7. Документи Державної податкової служби та її територіальних органів.

Інші офіційні документи, що не підпадають під винятки згідно з наказом.

Апостиль НЕ ставиться

Апостиль не проставляється на оригінали таких документів:

1. Документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство:

   • Паспорт громадянина України;

   • ID‑картка;

   • Посвідка на тимчасове/постійне проживання;

   • Посвідчення біженця, тощо.

2. Трудова книжка.

3. Дозволи на зброю, техпаспорти на транспортні засоби.

4. Нормативно-правові акти, офіційна переписка, правові висновки, роз’яснення.

Оригінали документів, виданих установами СРСР (окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР).

Апостиль на копіях / перекладах

У деяких випадках апостиль може бути проставлений на копії або перекладі документа, якщо дотримані такі умови:

• Документи, що не апостилюються в оригіналі, можна подати в нотаріально завіреній копії або перекладі, оформленому відповідно до вимог.

• Освітні документи — апостиль на копії чи перекладі можливий лише після апостиля на оригіналі.

• Документи актів цивільного стану (свідоцтва про народження, шлюб, смерть) — копії або переклади можна апостилювати тільки після апостиля оригіналу.

Документи СРСР (крім УРСР) апостилюються в копії або перекладі з нотаріальним посвідченням, але не в оригіналі.

Обмеження щодо документів СРСР

• Оригінали документів, виданих органами колишнього СРСР, не підлягають апостилюванню.

• Але можна апостилювати:

  • Нотаріально завірені копії таких документів;

  • Переклади, завірені відповідно до чинного законодавства України.

Як поставити апостиль на офіційних документах в Україні

Щоб поставити апостиль на офіційних документах, складених в Україні та призначених для використання за кордоном, необхідно звернутися до відповідного уповноваженого органу, визначеного Постановою КМУ № 61 від 18.01.2003 року. Розподіл повноважень та процедура оформлення залежать від типу документа:

• Міністерство юстиції України – апостилює документи, що видані органами юстиції, судами, державними архівами або оформлені нотаріусами. Це, зокрема: свідоцтва про народження, шлюб, смерть, витяги з реєстрів, судові рішення, нотаріальні документи, архівні довідки тощо.

• Міністерство освіти і науки України – проставляє апостиль на документах, виданих навчальними закладами, державними установами освіти та науки (дипломи, сертифікати, атестати, навчальні плани, академічні довідки тощо).

• Міністерство внутрішніх справ України – відповідає за довідки про несудимість (витяги з інформаційно-аналітичної системи).

• Державна міграційна служба України – надає апостиль на документах, пов’язаних із міграційними процесами (довідки з демографічного реєстру, посвідки, громадянство тощо).

• Державна податкова служба України – засвідчує апостилем довідки про статус податкового резидента, витяги з ДРФО про доходи тощо.

Міністерство закордонних справ України – апостилює всі інші види документів, що не належать до сфер зазначених вище міністерств.

Процедура отримання апостиля

Куди звернутися

В залежності від типу документа, звернення відбувається до відповідного органу (наприклад, до Мін’юсту – щодо нотаріальних чи судових документів, до МОН – щодо дипломів, до МЗС – у загальних випадках). Подати документи можна особисто, через представника, або поштою, якщо це передбачено (Детальніше про це можна дізнатися на офіційних сайтах установ, згаданих вище). 

Хто може звернутися

• Фізичні особи (громадяни України або іноземці).

• Юридичні особи або їх уповноважені представники (у разі надання листа‑звернення).

Необхідні документи

1. Заява на проставлення апостиля (встановленого зразка).

2. Оригінал документа, на якому потрібно поставити апостиль, або його копія/фотокопія, засвідчена відповідно до законодавства.

3. Документ, що підтверджує оплату адміністративного збору (реквізити також можна знайти на офіційних сайтах установ), або документ про звільнення від оплати (та його засвідчена копія).

4. Документ, що посвідчує особу заявника (паспорт, ID-картка, документ іноземця).

5. Для юридичних осіб — лист‑звернення на бланку організації.

Сроки та терміни

• Стандартний строк – до 20 робочих днів, якщо потрібно додатково отримати зразки підписів/печаток або перевірити інформацію.

• Прискорене оформлення – до 2 робочих днів, якщо документ містить усі необхідні елементи для верифікації (реєстр, печатка, підпис).

Вартість

• Для фізичних осіб — 0,2 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (станом на 2025 рік — 610 грн).

• Для юридичних осіб — 0,35 прожиткового мінімуму (1060 грн).

Отримання результату

• Апостиль проставляється безпосередньо на документі (на звороті чи на окремому аркуші) або оформлюється електронний апостиль.

• Отримати готові документи можна особисто, через довірену особу або поштою.Всі деталі можна знайти за цим посиланням 

Апостиль — це ключ до безперешкодного використання українських документів у Словаччині та інших країнах, що підписали Гаазьку конвенцію. Знання, коли і як отримати апостиль, допоможе вам уникнути зайвих бюрократичних труднощів, швидко оформити документи для навчання, роботи, проживання чи реєстрації сім’ї. Пам’ятайте, що правильне оформлення апостиля забезпечує легальне і спокійне вирішення ваших справ за кордоном.

До речі, апостиль на українські документи ставлять і в «Паспортному сервісі» в Братиславі — як записатися в е-чергу, скільки це коштує і чим центр відрізняється від консульства, ми розібрали в довіднику про паспортний сервіс у Братиславі.